كيفية تنظيم الوقت

من طرف elmoaty الأحد نوفمبر 22, 2009 9:11 am

قبل أن نبدأ

أنوه إلى أن مادة هذا الملف تمتجميعها وترتيبها ، حتى نعطي للقارئ فكرة مبدئية عن ماهية إدارة الذات وماذا نعني بإدارة الذات، وكيف يدير المرء ذاته، بحيث يؤدي ما عليه من واجبات،ويقوم بالأعمال التي يحب أن يؤديها ويوجد توازن في حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاتهوالرغبة في الإنجاز

ماذا نعني بإدارة الذات؟

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادةالقصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغباتوالاهداف.

والاستفادة من الوقت هي التيتحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كلالناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجباتاللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذهالإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلىتنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كلالاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكونذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.

إذاً المطلوب منك قبل أنتبدأ في تنفيذ هذا الملف، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذهالحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذهالحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر مناتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيطلحياتك وبعدها تأتي مسئلة تنظيم الوقت.

أمور تساعدك على تنظيم وقتك

هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أوأفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيموقتك.

· وجود خطة، فعندما تخططلحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكسصحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.

· لا بد من تدوين أفكارك،وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذاكنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور منخطتك.

· بعد الانتهاء من الخطة توقعأنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيءطبيعي.

· الفشل أو الإخفاق شيء طبيعيفي حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.

· يجب أن تعود نفسك علىالمقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهماستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيد لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضرلغيرك.

· اقرأ خطتك وأهدافك في كلفرصة من يومك.

· استعن بالتقنيات الحديثةلاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.

· تنظيمك لمكتبك، غرفتك،سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل،فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.

· الخطط والجداول ليست هي التيتجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.

· ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثرمن اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثرأهمية وإلحاحاً.

· اعلم أن النجاح ليس بمقدارالأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطينبك

معوقات تنظيم الوقت.

المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليكتنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

· عدم وجود أهداف أوخطط.

· التكاسل والتأجيل، وهذا أشدمعوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.

· النسيان، وهذا يحدث لأنالشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.

· مقاطعات الآخرين، وأشغالهم،والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لالبعض الامور.

· عدم إكمال الأعمال، أو عدمالاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.

· سوء الفهم للغير مما قد يؤديإلى مشاكل تلتهم وقتك.

خطوات تنظيم الوقت.

هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقهابتاتاً، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامةلتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيمالوقت.

· فكرفيأهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

· أنظرإلىأدواركفي هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أم، وقد تكونأخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظف أو عامل او مدير، فكل دور بحاجة إلى مجموعة منالأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية،وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتجمنك.

· حددأهدافاًلكلدور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاًمعيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت فيإجازة.

· نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه،كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أوالجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أوأهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.

· نفذ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناءالتنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولكلم ينفذ بشكل كامل.

· في نهاية الأسبوعقيمنفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها.

ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئوالتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك.

كيف تستغل وقتكبفعالية؟

هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاولتنفيذها:

حاول أن تستمتع بكل عمل تقومبه.

تفائل وكنإيجابياً.

لا تضيع وقتك ندماً علىفشلك.

حاول إيجاد طرق جديدة لتوفيروقتك كل يوم.

أنظر لعاداتك القديمة وتخلىعن ما هو مضيع لوقتك.

ضع مفكرة صغيرة وقلما فيجيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.

خطط ليومك من الليلة التيتسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.

ركز على عملك وانتهي منه ولاتشتت ذهنك في أكثر من عمل.

توقف عن أي نشاط غيرمنتج.

أنصت جيداً لكل نقاش حتىتفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.

رتب نفسك وكل شيء من حولكسواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.

قلل من مقاطعات الآخرين لكعند أدائك لعملك.

أسأل نفسك دائماً ما الذيأستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.

أحمل معك كتيبات صغيرة فيسيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند اوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقاتأنتظار مواعيد المستشفيات، أو الأنتهاء من معاملات.

أتصل لتتأكد من أي موعد قبلحلول وقت الموعد بوقت كافي.

تعامل مع الورق بحزم، فلاتجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كل ورقة قد لا تحتاج لها